On- und Offboarding zum Festpreis
Onboarding beginnt mit der Unterschrift, nicht am ersten Tag.
Bis jemand arbeiten kann, müssen neue Person, HR, Führungskraft und IT viele Dinge erledigen, oft über Wochen. Ich verbinde sie zu einem Ablauf, der niemanden vergisst. Und wer geht, hat am letzten Tag keinen Zugang mehr.
Was passieren muss, bis jemand arbeiten kann
Vier Beteiligte, mehrere Wochen, viele Übergaben. An jeder kann etwas liegen bleiben.
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Sobald der Vertrag da ist
Unterschrift
- Neue Person Name, Adresse, Telefon und Geburtsdatum, dazu Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung.
- Neue Person Vertrag, Datenschutz, IT-Richtlinie, NDA und weitere Dokumente unterschreiben.
- HR Profil in der HR-Software anlegen: Rolle, Position, Gehalt, Abteilung, Führungskraft, Startdatum.
- IT Prüfen, ob ein passender Laptop da ist, und sonst sofort bestellen.
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Wochen vor dem Start
Vorbereitung
- Neue Person Mailadresse abstimmen. Sie später zu ändern macht der IT viel Arbeit.
- Führungskraft Zugänge über das Standardpaket hinaus festlegen und teure Lizenzen freigeben.
- Führungskraft Buddy bestimmen, Termine für die ersten Wochen planen, Checkliste anlegen.
- IT Konten, Lizenzen, Gruppen und Kanäle einrichten, den Laptop im Gerätemanagement zuordnen, bei Remote mit Zubehör verschicken.
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Tag 1
Erster Arbeitstag
- IT Laptop und Büroschlüssel übergeben.
- Neue Person Mit dem vorläufigen Passwort anmelden, das an die private Adresse ging, dann eigenes Passwort und 2FA einrichten.
- IT Zum Security-Training anmelden.
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Nach drei Monaten
Review
- Führungskraft Rückblick auf die ersten drei Monate.
- IT Prüfen, ob die Zugänge noch zur Rolle passen.
Und wenn jemand geht
Hier zählt der letzte Tag. Jeder Zugang, der offen bleibt, ist ein Risiko und kostet Lizenzgebühren.
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Sobald der Austritt feststeht
Planung
- HR Austrittsdatum in der HR-Software eintragen.
- Führungskraft Festlegen, wer Postfach, Dateien und laufende Aufgaben übernimmt.
- IT Rückgabe von Laptop, Zubehör und Schlüssel planen, bei Remote mit Versand.
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Letzter Tag
Letzter Arbeitstag
- IT Alle Zugänge sperren: mit SSO auf einen Schlag, sonst Werkzeug für Werkzeug. Was sich nicht automatisch sperren lässt, landet als Aufgabe im Ticket.
- IT Laptop, Zubehör und Schlüssel zurücknehmen.
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Danach
Aufräumen
- IT Postfach und Dateien übertragen, Lizenzen freigeben.
- IT Laptop zurücksetzen. Er ist das Gerät für die nächste Person, ohne Wochen Lieferzeit.
Was der Ablauf übernimmt
Entscheidungen bleiben beim Menschen. Alles andere läuft von selbst.
Startet bei der Unterschrift
Der Eintrag in der HR-Software stößt alles an, auch die Bestellung des Laptops. Wochen vor dem ersten Tag statt kurz davor.
Fragt Entscheidungen ab
Mailadresse, Sonderzugänge, teure Lizenzen: Ein Mensch entscheidet, aber per Klick in Slack oder Teams statt per Zuruf.
Erledigt die Standardschritte
Konten, Lizenzen, Gruppen, Kanäle, Gerätezuordnung und Security-Training laufen ohne Handarbeit.
Erinnert an das, was fehlt
Fehlt eine Unterschrift, eine Freigabe oder die Rückgabe eines Laptops, meldet sich der Ablauf bei der zuständigen Person.
Dokumentiert alles
Ein Ticket je Person: wer was wann bekommen hat und wer es freigegeben hat. Das ist euer Nachweis bei Audits.
Läuft mit euren Werkzeugen
Zum Beispiel Personio, Google Workspace oder Microsoft 365, Slack oder Teams, Okta oder Entra ID, Jamf oder Intune, Jira. Gebaut in n8n, damit ihr es selbst anpassen könnt.
So habe ich es bei Doodle gelöst
Laptops nur bei Händlern gekauft, die unsere Kennung im Apple Business Manager hinterlegt hatten. Sie landeten von selbst in Jamf Pro und richteten sich beim ersten Start ein.
Hardware, Zugänge, Berechtigungen, Rolle und Büroschlüssel standen an einer Stelle in Jira.
Okta schickte ein vorläufiges Passwort an die private Adresse. Bei der ersten Anmeldung kamen eigenes Passwort und 2FA.
On- und Offboarding so aufgebaut und in der Prüfung nachgewiesen.
Was es kostet
Welche Systeme dazugehören, klären wir im Erstgespräch. Danach steht der Preis fest.
Onboarding oder Offboarding.
Onboarding und Offboarding aus einem Guss.
Enthalten: Ablauf aufnehmen, bauen, testen, Übergabe mit Doku und 30 Tage Nachbetreuung. Festpreise zzgl. USt.
Kein Okta oder Entra ID? Kein Problem. Der Ablauf arbeitet mit dem, was ihr habt. SSO einzuführen ist ein eigenes Projekt.
Wie läuft es bei euch heute?
In 30 Minuten gehen wir euren Eintritt und Austritt einmal durch. Kostenlos und unverbindlich.
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